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文件储存 vs. 项目管理

要真正了解文档和项目管理系统的功能以及它对各种规模的专业服务利益,我们应该将文件存储与项目管理进行对比。

文档或文件存储就是这样一个放置资料的地方。您的桌面电脑或笔记本电脑是一个文档存储系统。您公司的共享网络驱动器(即:“G:\驱动器”)是存储设备。微信和腾讯微云都是存储或沟通设备。您可以在那里存储文件,将它们组织到文件夹中,稍后再打开它们,并没有时间流程的资料。

文档管理是文档和文件的存储,以及有意义和有用的工具来帮助您执行项目。文档和项目管理系统帮助专业服务共同协作、报告状态、高效组织和分工、注释、搜索、检索、点击重复编制和共享工作流程、文档;它们使专业人员保持高效提高公司生产力,同时减少人事变动或资料流失的风险。

综合统一平台

每个专业服务团队都应该有一个文档和项目管理系统,主要原因是以工作流程为中心。如果没有适当的管理系统,案例信息、文档、电子邮件和其他数据很可能分散在几个不连贯的系统中。例如:云端储存软件、腾讯微云或网络共享中的中案例数据或文档、Outlook或QQ中的电子邮件。这种存储系统一概不提供任何交互式协作功能并没有流程时间性视觉化能力。以工作流为中心的文档和项目管理系统将特定案例或客户的所有内容(文档、电子邮件、案例信息、注释)组织在一个地方高效执行项目。

专业人员必须具备的文档和项目管理功能

在评估一个文件和项目管理系统时,重要的是要注意,并非所有文件和项目都是为专业服务而设计的。要了解以工作流程为中心的文档管理系统必须具备哪些功能,请与法智科技云端顾问联系!