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为什么要引用云端服务?何为专业云端服务?

我们屡次听到,一所律师事务所的本地服务器达到极限,除了继续花昂贵的费用来增加磁碟空间外,就没有办法再继续维持下去。故,公司需要不停地增加伺服器。引用云端服务,您就不用再担心伺服器不够空间的问题,而且解决费用及电脑效率下降的问题。

此外,不同的团队和同事各有自己储存文档的地方和方式,有些会把文档存在电邮、微信、私人的为云端等。

公司本地的伺服器致使员工不能随时随地查阅文件,浪费可工作的机会和时间。

这把各企业或律师事务所逼使引用云端服务的需要。原因包括防止文档掉失,准离职的同事把机密文件带走等问题。可是,一般的消费级云端储存服务欠缺功能、保安、保密及可靠性。

一般的消费级云端 vs. 企业级云端

第一,专业团队经常合作,通过多轮文件修改会产生不同的文档版本。法智科技的企业级云端能够让用户锁定版本及更新到新版本。

第二,企业云端会清楚显示查账索引,让公司能够查账员工的工作。

第三,消费者级云端并没有任何项目架构。意思是文件的意义并没有任何项目背景,同事看到文件内容亦不能明白该文件的用途。最后,各个员工只会把不同的文件乱放到多个没清晰意义的文件夹,浪费重用的价值。

第四,消费者云端只适合最多数位同事协作,在庞大团队的情况下,很有可能把文档的版本及一致性出错。

第五,一般的搜索引擎非常落后,没有内文摘录。企业云端能够引用最新的搜索科技。

消费者云端服务只适合个人用户,但对于紧密严格的专业团队就会出现功能上的落差。

企业级云端 的文档管理 功能 包括:

  • 项目流程协作
  • 分配工作功能
  • 状态报告功能
  • 事项截止期限提示
  • 文件或事项改动提示
  • 共享资料及自动电邮系统
  • 快速准确的搜索引擎,包括公共资料
  • 与其他软件的相容性
  • 用户权限控制
  • 用户查账索引
  • 文件锁定及版本管理
  • 文件标签
  • 数据分析及视像化
  • 文件分析及建议

如上述可见,我们认为企业云端能为一家专业团队能大大提高生产力并实施高效的风险管理。

如有任何疑问,请随事联络法智科技云端顾问与我们的专家沟通。