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文件儲存 vs. 項目管理

要真正瞭解文件和項目管理系統的功能以及它對各種規模的專業服務利益,我們應該將文件存儲與項目管理進行對比。

文檔或文件存儲就是這樣一個放置資料的地方。您的桌面電腦或筆記本電腦是一個文件存儲系統。您公司的共享網絡驅動器(即:“G:\驅動器”)是存儲設備。Whatsapp、Dropbox和Google Drive等都是存儲或溝通設備。您可以在那裏存儲文件,將它們組織到文件夾中,稍後再打開它們,但并沒有流程時間的資料。

文件管理是文檔的存儲,以及有意義和有用的工具來幫助您執行項目。文件和項目管理系統幫助專業服務共同協作、報告狀態、高效組織和分工、注釋、搜索、檢索、點擊重複編制和共享工作流程、文件;它們使專業人員保持高效提高公司生産力,同時减少人事變動或資料流失的風險。

綜合統一平台

每個專業服務團隊都應該有一個文件和項目管理系統,主要原因是以工作流程爲中心。如果沒有適當的管理系統,案例信息、文件、電子郵件和其他數據很可能分散在幾個不連貫的系統中。例如:雲端儲存軟件、Dropbox或網絡共享中的中案例數據或文檔、Outlook或Gmail中的電子郵件。這種存儲系統一概不提供任何交互式協作功能并沒有流程時間性視覺化能力。以工作流爲中心的文件和項目管理系統將特定案例或客戶的所有內容(文件、電子郵件、案例信息、注釋)組織在一個地方高效執行項目。

專業人員必須具備的文件和項目管理功能

在評估一個文件和項目管理系統時,重要的是要注意,並非所有文件和項目都是爲專業服務而設計的。要瞭解以工作流程爲中心的文檔管理系統必須具備哪些功能,請與法智科技雲端顧問聯繫!