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爲什麽要引用雲端服務?何為專業雲端服務?

我們屢次聽到,一所律師事務所的本地服務器達到極限,除了繼續花昂貴的費用來增加磁碟空間外,就沒有辦法再繼續維持下去。故,公司需要不停地增加伺服器。引用雲端服務,您就不用再擔心伺服器不够空間的問題,而且解决費用及電腦效率下降的問題。

此外,不同的團隊和同事各有自己儲存文檔的地方和方式,有些會把文檔存在電郵、微信、私人的爲雲端等。

公司本地的伺服器致使員工不能隨時隨地查閱文件,浪費可工作的機會和時間。

這把各企業或律師事務所逼使引用雲端服務的需要。原因包括防止文檔掉失,准離職的同事把機密文件帶走等問題。可是,一般的消費級雲端儲存服務欠缺功能、保安、保密及可靠性。

一般的消費級雲端 vs. 企業級雲端

第一,專業團隊經常合作,通過多輪文件修改會産生不同的文檔版本。法智科技的企業級雲端能够讓用戶鎖定版本及更新到新版本。

第二,企業雲端會清楚顯示查帳索引,讓公司能够查帳員工的工作。

第三,消費者級雲端幷沒有任何項目架構。意思是文件的意義幷沒有任何項目背景,同事看到文件內容亦不能明白該文件的用途。最後,各個員工只會把不同的文件亂放到多個沒清晰意義的文件夾,浪費重用的價值。

第四,消費者雲端只適合最多數位同事協作,在龐大團隊的情况下,很有可能把文檔的版本及一致性出錯。

第五,一般的搜索引擎非常落後,沒有內文摘錄。企業雲端能够引用最新的搜索科技。

消費者雲端服務只適合個人用戶,但對于緊密嚴格的專業團隊就會出現功能上的落差。

企業級雲端 的文檔管理 功能 包括:

  • 項目流程協作
  • 分配工作功能
  • 狀態報告功能
  • 事項截止期限提示
  • 文件或事項改動提示
  • 共享資料及自動電郵系統
  • 快速準確的搜索引擎,包括公共資料
  • 與其他軟件的相容性
  • 用戶權限控制
  • 用戶查帳索引
  • 文件鎖定及版本管理
  • 文件標簽
  • 數據分析及視像化
  • 文件分析及建議

如上述可見,我們認爲企業雲端能爲一家專業團隊能大大提高生産力幷實施高效的風險管理。

如有任何疑問,情隨事聯絡法智科技雲端顧問與我們的專家溝通。